4. СОЗДАНИЕ ТЕКСТОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ Выход

Работа с текстовой документацией поглощает значительное количество времени в деятельности зооинженеров. Использование персонального компьютера для формирования всевозможных отчетов, справок, служебных записок этими специалистами становится насущной необходимостью. Наиболее подходящим для этой цели в настоящее время является текстовой процессор Word, детально изучить который можно по общедоступной литературе [ 12, 13, 14 ].

4.1. Возможности, активизация программы, устройство окна MS Word

Стандартный набор редактирования текста включает следующие основные операции:

MS Word 97 и других модификаций - это приложение Windows, предназначенное для создания, просмотра, изменения и печати текстовых документов. Данная программа одна из самых совершенных в классе текстовых процессоров, которая предусматривает выполнение стандартных действий с текстом и сотен различных операций над текстовой и графической информацией.

В состав MS Word 97 включен широкий набор средств автоматизации, упрощающий выполнение типичных задач (подробно о его назначении можно узнать в справочной системе редактора):

Существует большое число средств работы с таблицами, обогащения и украшения текста, а также с Web и Internet, просмотра электронных документов, создания и редактирования сообщений электронной почты.

Запуск редактора осуществляется стандартным для Windows способом. Для этого в Панели задач Рабочего стола окна Windows щелкнуть на кнопке Пуск, из меню выбрать Программы и Microsoft Word. Второй, более удобный способ - дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на значке ярлыка редактора Word, расположенном на рабочем столе. Или щелкнуть на этом ярлыке правой кнопкой и из контекстного меню выбрать пункт Открыть. Последний способ оказывается наиболее приемлемым для начинающего пользователя.

В результате будет открыто окно редактора Word. Его устройства в значительной степени напоминает окно Excel. Если пользователь хорошо знаком с электронной таблицей, освоение текстового редактора не представит особых затруднений. Но нужно иметь в виду, что работа в Word требует значительно больших навыков владения буквенно - цифровой клавиатурой, чем в Excel. Причем, для серьезной работы необходимо уверенно и быстро вводить буквы не только русского, но и латинского алфавитов.

Окно редактора включает следующие основные элементы (рис. 9):

4.2. Установка конфигурации для ввода данных Выход

Для ввода, размещения информации в документе с учетом необходимых требований, а также в соответствии с пожеланиями того или иного пользователя, перед началом работы или её окончанием следует отметить условия, которые служат основой формирования текста.

В числе подобных операций можно указать следующие.

Подобную установку можно проводить, когда документ еще не содержит информации, или (что предпочтительнее) когда он полностью подготовлен для вывода. Для этого использовать меню Правка - Выделить все и выполнить указанные действия.

Если требуются более обширные установки, используемые во всех документах, воспользоваться меню Сервис - Параметры. В диалоговом окне активизировать необходимую вкладку (например, Вид) и установить (операция подключена) или убрать (отключена) флажок напротив наименования требующейся операции (рис. 12).

4.3. Работа с текстом, сохранение данных Выход

Перед началом ввода данных необходимо создать новый документ. Это примерно то же самое, что озаглавить и раскрыть новую тетрадь. Операция выполняется через меню Файл - Создать. Этот способ для начинающего пользователя не совсем удобен, поскольку связан с выбором шаблона. Лучше щелкнуть на кнопке Создать (с изображением чистого листа) панели инструментов Стандартная. Признаком того, что документ создан, является появление его имени в строке заголовка окна редактора. После создания документ готов к приему информации. Если текстовой документ создан ранее, его необходимо открыть при помощи меню Файл - Открыть. Выбрать при помощи диалогового окна нужный каталог а также файл и щелкнуть на кнопке Открыть.

Крайне желательно, сразу же, еще до ввода данных, выполнить сохранение файла. Для этого выбрать меню Файл - Сохранить и в диалоговом окне указать нужный каталог и имя сохраняемого файла, после чего щелкнуть на кнопке Сохранить. Это предотвратит массу неприятностей из-за потери не сохраненных вовремя документов. В дальнейшем, если не установлен режим Автосохранения или для подстраховки, при вводе периодически щелкать на кнопке Сохранить (с изображением дискеты) панели инструментов Стандартная.

Ввод данных целесообразно проводить при активизированной кнопке Непечатаемые символы панели инструментов Стандартная. Эта кнопка имеет рисунок, напоминающий повернутую влево русскую буквы Р. Позиция этого же символа в тексте указывает конец абзаца. При первом знакомстве с редактором кажется, что появляющиеся на экране символы клавиши пробела (в виде черных точек между словами) и обозначения конца абзаца мешают вводу информации. На самом деле они очень помогают правильному, квалифицированному формированию текста, особенно абзацев. Вообще клавишу пробела нужно использовать однократным нажатием только для разделения слов. Если требуется продвинуться "вглубь" строки без ввода текста, следует использовать клавишу Tab. Такой прием удобен при выравнивании текста в нескольких строках, например, при записи фамилий или указании исходных реквизитов, требующих выравнивания в правой стороне листа ("Согласовано", "Утверждаю" и т. п.).

Сам по себе ввод текста не представляет для обучаемых особых затруднений. Обычно уже на первом - втором занятиях пользователи могут создавать при помощи текстового редактора довольно значительный по объему файл.

Среди наиболее часто выполняемых операций работы с текстом отметим следующие.

4.4. Построение и заполнение таблиц Выход

Таблицы, создаваемые в Word, не могут в полной мере заменить возможности электронной таблицы Excel. Но они являются непременным атрибутом текстового документа. Важно, что таблицу, созданную в Excel, при необходимости можно вставить в документ Word.

В Word таблица может быть простой, используемой по прямому назначению для отображения текстовой информации. Кроме того, с её помощью можно форматировать текст (например, для создания однотипных этикеток с небольшими изменениями некоторых данных - в зоотехнии это могут быть станковые карточки животных). Также удобно использовать таблицу для создания документа типа рекламной листовки, с размещением в отдельных ячейках текста и рисунков. Можно с помощью таблицы подготовить документ, содержащий орнамент (набор рисунков в разных ячейках)

Существует несколько способов создания таблиц. Самый распространенный - при помощи меню Таблица - Добавить таблицу. В диалоговом окне указать число столбцов и число строк и, при необходимости, щелкнуть на кнопке Автоформат и выбрать один из типовых форматов таблицы. При оформлении стандартных документов последнее не требуется. В заключение щелкнуть на кнопке Ok. Внимательный просмотр пунктов меню Таблица дает достаточные сведения об операциях, выполняемых при создании и редактировании таблицы. В частности, сформированную таблицу можно модифицировать путем изменения строк и столбцов при помощи этого меню.

Для придания созданной простой таблице более сложной конфигурации (обычно связанной с объединением заголовков столбцов) необходимо выделить требующиеся для объединения ячейки (например, в которых будет размещен общий подзаголовок) выбрать меню Таблица - Объединить ячейки. Подчеркнем, что эту операцию желательно проводить после окончательной установки необходимого количества столбцов и их требующейся ширины. В дальнейшем изменение этих параметров возможно, но потребует дополнительных усилий.

Следует учесть, что каждая ячейка таблицы является "микродокументом", поэтому в ней можно производить все операции, осуществляемые с документом: ввод, форматирование, копирование, удаление данных, добавление границ, заливки, управление ориентацией и выравнивание текста и т. д.

Для различных целей формирования таблицы удобно использовать панель Таблицы и границы. В частности, для того, чтобы быстро просуммировать ячейки в строке или столбце чисел, следует установить курсор в ту ячейку, где будет помещаться сумма, затем щелкнуть на кнопке Автосумма (с символом S .

Можно выполнить простейшие вычисления по столбцам или строкам таблицы - определение суммы (СМ) или среднего значения (СЗ). Для этого проделать следующее:

4.5. Оформление и печать документа Выход

При работе в Word пользователь имеет массу возможностей для того, чтобы изменить форму, не касаясь при этом содержания документа. Один и тот же документ можно оформить сотней разных способов. Практически выбор формата полностью зависит от вкуса пользователя и от его умения применить инструменты форматирования, входящие в состав текстового редактора.

Многочисленные примеры неудачного оформления документов обусловлены тем, что начинающие пользователи стараются на одной странице применить все известные им инструменты форматирования. В результате возникают аляповатые документы, где на странице содержится 5 - 6 различных шрифтов. Подобное оформление лишь отвлекает внимание читателя от содержания.

Наличие в текстовом редакторе большого числа дублирующих друг друга возможностей создания текста довольно часто ставит недостаточно опытного пользователя в затруднительное положение. Поэтому лучше выбрать и досконально освоить (с запоминанием выполнения операций) какой - либо один способ создания и оформления документов и применять его постоянно. Например, как правило, более удобно использовать панели инструментов, а не меню; во многих случаях предпочтительнее комбинации клавиш по сравнению с выбором операций из меню или кнопками панелей. Для зооинженера совершенно необязательно знать бесчисленные тонкости редактора, главное здесь, в отличие от многих жизненных ситуаций - не процесс, а результат.

Подготовленный и оформленный документ, как правило, предназначен для вывода на печать. Для этого выполнить следующее:

В последние годы все шире используются так называемые "электронные" документы. Особенностью таких документов являются неограниченные возможности форматирования. Их можно читать, редактировать, размножать, передавать на любые расстояния по каналам связи, представляемым сетевыми ресурсами.

Контрольные вопросы Выход

1. Основные операции при работе с текстом

2. Устройство окна текстового процессора (ТП) MS Word

3. Назначение и установка конфигурации ТП

4. Выполнение ввода текста в ТП

5. Назначение кнопки Непечатаемые символы в ТП

6. Клавиши перемещения по тексту в ТП

7. Создание таблицы в ТП

8. Простейшие вычисления по таблице в ТП

9. Подготовка текста к выводу на печать